Хотите запланировать конференцию?

1. Нажмите на верхней панели сервиса "Запланировать"

   
   
   
   

   Запланировать конференцию можно из Календаря
   
   
   

   Из Календаря перейти в Планировщик, ознакомится с описанием выбранного режима планирования конференции, нажать "Продолжить".

2. Выберите преднастроенный шаблон в соответствии с типом предстоящего мероприятия, что сэкономит Вам время:

   • Хотите обсудить вопрос с коллегами или клиентами? Создайте совещание с равноправными участниками количеством до 49 пользователей, выбрав шаблон "Совещание".

   • Хотите провести онлайн-мероприятие для коллег или клиентов? Создайте вебинар, выбрав шаблон "Вебинар".

   • Вам не подходит ни один из предложенных шаблонов и вы хотите самостоятельно настроить параметры конференции - используйте "Экспертный режим". Форма содержит полный набор полей и параметров доступных при создании или планировании мероприятия.
     

• Совещание

• Вебинар

• Экспертный режим

Расскажите о конференции участникам

1. На вкладке "Описание" укажите тему конференции;

2. При необходимости скорректируйте дату и время начала конференции

   При выборе даты следует руководствоваться ограничениями расписания рабочего времени и занятостью Участников в других конференциях.

   В случае попадания выбранной даты в указанные ограничения блокируются кнопки "Создать", "Сохранить" на форме шаблона, а также выводиться предупреждение в соответствии с событием:

   • прошедшее время;

   • нерабочее время и выходные;

   • мораторий на создание заявки;

   • регламентные работы;

   • занятость добавленных участников в других мероприятиях на выбранную дату и время

   Для удобства выбора свободной даты и времени проведения конференции используйте функцию планирования конференции из раздела "Календарь"

3. Задайте продолжительность встречи, это возможно сделать двумя способами:

   • указав дату окончания конференции;

   • указав длительность конференции, в данном случае дата окончания проставится автоматически:
     

4. Выберите разрешение будущей конференции (360р, 480р, 540р, 720р, 1080р (Доступность разрешений высокого качества 720р и 1080р на форме планирования конференции определяется настройками роли безопасности текущего пользователя)

5. При необходимости отрегулируйте режим запуска конференции в ручном режиме выключив параметр "Автоматическое начало"

Хотите привлечь больше участников?-Заинтересуйте их!

Лендинг конференции это отличный способ сделать анонс будущего мероприятия, осветить его ключевые моменты и собрать аудиторию в короткий срок.

1. Придумайте уникальный адрес для вашей конференции или сформируйте ссылку из названия, как показано на рисунке ниже.

2. Добавьте описание к конференции. Напишите емкий и содержательный текст — так участники смогут понять пользу от вашего мероприятия.

3. Добавьте к описанию материалы (файлы или видео) с которыми участники должны ознакомиться до начала мероприятия
   

Сформируйте целевую аудиторию конференции

• Перейдите на вкладку "Участники", нажав на вкладке "Описание" кнопку "Продолжить"

• Нажмите "Добавить участников"

  • Добавьте зарегистрированных на сервере пользователей с помощью Адресной книги

    • Отфильтруйте данные выбрав нужный раздел Адресной книги:

      • "Мои контакты" - ваши личные контакты;

      • "Все" - все контакты доступные вам;

      • "<Название организации>" - контакты относящиеся к вашей организации;

      • "<Название группы>" - контакты входящие в созданную вами группу;

    • Воспользуйтесь полем поиска если список велик, введите в поле поиска никнейм пользователя;

    • Укажите пользователей участвующих в конференции;

      • в возвращенном списке отметьте флагом пользователей которых необходимо добавить;

      • нажмите "Выбрать всех" если требуется добавить всех пользователей списка;

      • выберите в списке пользователей, нажмите "Инвертировать" если необходимо добавить весь список пользователей за исключением выбранных;

    • Просмотрите список всех выбранных контактов перейдя во вкладку "Выбранные":
      
      

  • Пригласите по E-mail внешних участников, не зарегистрированных на сервере

    • нажмите кнопку "E-mail" сверху окна выбора участников;

    • введите адреса электронной почты в формате Один адрес - Одна строка:

  • Нажмите

    

    
    

    Пользователь создавший конференцию по умолчанию назначается Оператором.

• Измените режим проведения конференции: анонимный (ВКЛ по умолчанию-режим без регистрации на сервере), публичный (требует регистрации по e-mail) или только для выбранных участников (регистрация не требуется, только подтверждение участия);

Настройте параметры конференции

1. Перейдите на вкладку "Параметры", нажав "Продолжить" на вкладке "Участики"

2. Задайте параметры для конференции или оставьте настройки по умолчанию:

   • включите/отключите чат ( по умолчанию чат включен);

   • включите/отключите запись конференции;

   • включите/отключите автоматический запуск записи конференции (параметр доступен при включенном параметре "Запись");

   • включите/отключите возможность проведения опросов и голосования;

     
     

Вернуться к оглавлению

Расскажите о конференции участникам

1. На вкладке шаблона "Описание" укажите тему конференции;

2. При необходимости скорректируйте дату и время начала\окончания конференции

   При выборе даты следует руководствоваться ограничениями расписания рабочего времени и занятостью Участников в других конференциях.

   В случае попадания выбранной даты в указанные ограничения блокируются кнопки "Создать", "Сохранить" на форме шаблона, а также выводиться предупреждение в соответствии с событием:

   • прошедшее время;

   • нерабочее время и выходные;

   • мораторий на создание заявки;

   • регламентные работы;

   • занятость добавленных участников в других мероприятиях на выбранную дату и время

   Для удобства выбора свободной даты и времени проведения конференции используйте функцию планирования конференции из раздела "Календарь"

3. Задайте продолжительность встречи, это возможно сделать двумя способами:

   • указав дату окончания конференции;

   • указав длительность конференции, в данном случае дата окончания проставится автоматически:
     
     
     

4. Выберите разрешение будущей конференции (360р, 480р, 540р, 720р, 1080р (Доступность разрешений высокого качества 720р и 1080р на форме планирования конференции определяется настройками роли безопасности текущего пользователя)

Хотите привлечь больше участников?-Заинтересуйте их!

Лендинг конференции это отличный способ сделать анонс будущего мероприятия, осветить его ключевые моменты и собрать аудиторию в короткий срок.

1. Создайте индивидуальную обложку своей конференции заменив стандартный фон, так как яркие лендинги сильнее мотивируют аудиторию откликнуться на ваш призыв к действию. Выберите или просто перетащите в указанную область заранее приготовленный файл.
   
   Поддерживаются форматы JPG и PNG, размер не более 5 Mб

2. При необходимости уменьшите размер файла обрезав его или вовсе удалите если хотите выбрать другой.
   
   
   

3. Придумайте уникальный адрес для вашей конференции или сформируйте ссылку из названия, как показано на рисунке выше.

4. Добавьте описание к конференции. Напишите емкий и содержательный текст — так участники смогут понять пользу от вашего мероприятия.

5. Добавьте к описанию материалы (файлы или видео) с которыми участники должны ознакомиться до начала мероприятия.

   
   

Сформируйте целевую аудиторию конференции

1. Перейдите на вкладку "Участники", нажав "Продолжить" на вкладке "Описание"

2. Нажмите "Добавить участников"

   • Добавьте зарегистрированных на сервере пользователей с помощью Адресной книги

     • Отфильтруйте данные выбрав нужный раздел Адресной книги:

       • "Мои контакты" - ваши личные контакты;

       • "Все" - все контакты доступные вам;

       • "<Название организации>" - контакты относящиеся к вашей организации;

       • "<Название группы>" - контакты входящие в созданную вами группу;

     • Воспользуйтесь полем поиска если список велик, введите в поле поиска никнейм пользователя;

     • Укажите пользователей участвующих в конференции;

       • в возвращенном списке отметьте флагом пользователей которых необходимо добавить;

       • нажмите "Выбрать всех" если требуется добавить всех пользователей списка;

       • выберите в списке пользователей, нажмите "Инвертировать" если необходимо добавить весь список пользователей за исключением выбранных;

     • Просмотрите список всех выбранных контактов перейдя во вкладку "Выбранные":
       
       

   • Пригласите по E-mail внешних участников, не зарегистрированных на сервере

     • нажмите кнопку "E-mail" сверху окна выбора участников;

     • введите адреса электронной почты в формате Один адрес - Одна строка:

   • Нажмите

     

3. Определите Ведущего:

   • Нажмите

     

   • Добавьте участника или нескольких

     • выбрав из списка Адресной книги;

     • пригласив по E-mail;

     • нажмите
       

   • Добавьте Ведущему права на управление конференцией в рамках текущей трансляции.

     • К назначению доступны права на такие действия как:

       • Блокировка участника - предоставляет право отключения участников от конференции с последующей блокировкой входа;

       • Модерация чата - предоставляет права предупреждения и блокирования участников в чатах;

       • Проведение опросов - предоставляет право создания и управления опросами;

       • Управление раскладкой - предоставляет права выбора раскладок экрана, размещение участников и управления параметрами на экране;

     • Нажмите "Назначить права" справа напротив добавленного пользователя;

     • В открывшемся окне включите необходимые действия;

     • Нажмите "Сохранить"

       
       
       
       
       

4. Добавьте Оператора:

   • Нажмите

     

   • Добавьте участника или нескольких

     • выбрав из списка Адресной книги;

     • пригласив по E-mail;

     • нажмите
       
       

       Пользователь создавший конференцию по умолчанию назначается Оператором.

5. Измените режим проведения конференции: анонимный (ВКЛ по умолчанию-режим без регистрации на сервере), публичный (требует регистрации по e-mail) или только для выбранных участников (регистрация не требуется, только подтверждение участия);

6. Отключите\Включите автоматическое добавление ("Автоматическое заполнение") участников в активные при входе в конференцию (включение параметра осуществляется выбором роли участника добавляемого в активные автоматически). По умолчанию выбрано автодобавление Ведущих.

Настройте параметры конференции

1. Перейдите на вкладку "Параметры", нажав "Продолжить" на вкладке "Участники".

2. Задайте параметры для конференции или оставьте настройки по умолчанию:

   • выберите стартовую раскладку видеоизображений Участников в окне конференции;

   • включите/отключите чат ( по умолчанию чат включен);

   • включите/отключите запись конференции;

   • включите/отключите автоматический запуск записи конференции (параметр доступен при включенном параметре "Запись");

   • включите/отключите автозапуск конференции (по умолчанию автозапуск выключен);

   • включите/отключите возможность проведения опросов и голосования;

   • включите/отключите отображение области "Вопрос ведущему";
     
     

Вернуться к оглавлению

Расскажите о конференции участникам

1. Укажите тему конференции;

2. При необходимости скорректируйте дату и время начала\окончания конференции

   При выборе даты следует руководствоваться ограничениями расписания рабочего времени и занятостью Участников в других конференциях.

   В случае попадания выбранной даты в указанные ограничения блокируются кнопки "Создать", "Сохранить" на форме шаблона, а также выводиться предупреждение в соответствии с событием:

   • прошедшее время;

   • нерабочее время и выходные;

   • мораторий на создание заявки;

   • регламентные работы;

   • занятость добавленных участников в других мероприятиях на выбранную дату и время

   Для удобства выбора свободной даты и времени проведения конференции используйте функцию планирования конференции из раздела "Календарь"

3. Задайте продолжительность встречи, это возможно сделать двумя способами:

   • указав дату окончания конференции;

   • указав длительность конференции, в данном случае дата окончания проставится автоматически:
     
     
     

Хотите привлечь больше участников?-Заинтересуйте их!

Лендинг конференции это отличный способ сделать анонс будущего мероприятия, осветить его ключевые моменты и собрать аудиторию в короткий срок.

1. Создайте индивидуальную обложку своей конференции заменив стандартный фон, так как яркие лендинги сильнее мотивируют аудиторию откликнуться на ваш призыв к действию. Выберите или просто перетащите в указанную область заранее приготовленный файл.
   
   Поддерживаются форматы JPG и PNG, размер не более 5 Mб

2. При необходимости уменьшите размер файла обрезав его или вовсе удалите если хотите выбрать другой.
   
   
   

3. Придумайте уникальный адрес для вашей конференции или сформируйте ссылку из названия, как показано на рисунке выше.

4. Добавьте описание к конференции. Напишите емкий и содержательный текст — так участники смогут понять пользу от вашего мероприятия.

5. Добавьте к описанию материалы (файлы или видео) с которыми участники должны ознакомиться до начала мероприятия.
   
   

Сформируйте целевую аудиторию конференции

1. Прокрутите страницу до раздела "Участники"

2. Нажмите "Добавить участников"

   • Добавьте зарегистрированных на сервере пользователей с помощью Адресной книги

     • Отфильтруйте данные выбрав нужный раздел Адресной книги:

       • "Мои контакты" - ваши личные контакты;

       • "Все" - все контакты доступные вам;

       • "<Название организации>" - контакты относящиеся к вашей организации;

       • "<Название группы>" - контакты входящие в созданную вами группу;

     • Воспользуйтесь полем поиска если список велик, введите в поле поиска никнейм пользователя;

     • Укажите пользователей участвующих в конференции;

       • в возвращенном списке отметьте флагом пользователей которых необходимо добавить;

       • нажмите "Выбрать всех" если требуется добавить всех пользователей списка;

       • выберите в списке пользователей, нажмите "Инвертировать" если необходимо добавить весь список пользователей за исключением выбранных;

     • Просмотрите список всех выбранных контактов перейдя во вкладку "Выбранные":
       
       

   • Пригласите по E-mail внешних участников, не зарегистрированных на сервере

     • нажмите кнопку "E-mail" сверху окна выбора участников;

     • введите адреса электронной почты в формате Один адрес - Одна строка:

   • Нажмите

     

3. Определите Ведущего:

   • Нажмите

     

   • Добавьте участника или нескольких

     • выбрав из списка Адресной книги;

     • пригласив по E-mail;

     • нажмите
       

   • Добавьте Ведущему права на управление конференцией в рамках текущей трансляции.

     • К назначению доступны права на такие действия как:

       • Блокировка участника - предоставляет право отключения участников от конференции с последующей блокировкой входа;

       • Модерация чата - предоставляет права предупреждения и блокирования участников в чатах;

       • Проведение опросов - предоставляет право создания и управления опросами;

       • Управление раскладкой - предоставляет права выбора раскладок экрана, размещение участников и управления параметрами на экране;

     • Нажмите "Назначить права" справа напротив добавленного пользователя;

     • В открывшемся окне включите необходимые действия;

     • Нажмите

       
       
       
       

4. Добавьте Оператора:

   • Нажмите

     

   • Добавьте участника или нескольких

     • выбрав из списка Адресной книги;

     • пригласив по E-mail;

     • нажмите
       
       

       Пользователь создавший конференцию по умолчанию назначается Оператором.

       
       

Настройте параметры конференции

1. Перейдите на странице к разделу "Параметры".

2. Задайте параметры для конференции или оставьте настройки по умолчанию:

   • выберите разрешение (360р, 480р, 540р, 720р, 1080р (Доступность разрешений высокого качества 720р и 1080р на форме планирования конференции определяется настройками роли безопасности текущего пользователя);

   • включите/отключите чат ( по умолчанию чат включен);

   • включите/отключите отображение области "Вопрос ведущему";

   • включите/отключите возможность проведения опросов и голосования;

   • измените режим проведения конференции:

     • анонимный (параметр "Анонимный вход", ВКЛ по умолчанию-режим без регистрации на сервере),

     • публичный (требует регистрации по e-mail, параметр "Публичная конференция", доступен для редактирования при отключенном параметре "Анонимный вход")

     • только для выбранных участников (регистрация не требуется, только подтверждение участия, при отключенных параметрах "Анонимный вход" и "Публичная конференция");

   • переключите конференцию на режим мультивещания;

   • включите/отключите запись конференции;

   • включите/отключите автоматический запуск записи конференции (параметр доступен при включенном параметре "Запись");

   • включите/отключите автозапуск конференции (по умолчанию автозапуск включен);

   • вкл/откл режим автораскладки видеоизображений Участников в окне конференции;
     

     В случае выбора автоматической раскладки участников не доступны к редактированию (скрываются на форме):

     • Параметры:

       • "Раскладка" (в данном случае раскладка изменяется в соответствии с количеством присоединившихся к конференции участников, по умолчанию указана раскладка на одного докладчика)

       • "Автоматическое заполнение" (в данном случае по умолчанию указывается значение "Отключено")

     • Функции:

       • Добавление операторов

       • Добавление ведущих

     • Поля:

       • "Операторы" (ранее выбранные данные сохраняются)

       • "Ведущие" (ранее выбранные данные сохраняются)

     
     

   • выберите стартовую раскладку видеоизображений Участников в окне конференции;

   • включите/отключите автоматическое добавление участников в активные при входе в конференцию (выбор роли участника добавляемого в активные автоматически);

   • задайте максимальное количество участников конференции.
     
     

Вернуться к оглавлению

Сохраните конференцию

1. После того, как все необходимые данные в щаблоне конференции заполнены, сохраните его, нажав "Сохранить".

2. После чего откроется страница информации о конференции - "Информация". На этой странице вы можете:

   • ознакомиться с основными сведениями о конференции;

   • добавить в свой календарь (календарь используемого пользователем почтового сервиса) информацию о запланированной конференции;

     Чтобы сразу осуществлялся переход к созданию события в календаре при нажатии "Добавить в календарь" назначьте для загружаемого файла события календаря функцию автоматического запуска в приложениях по-умолчанию после завершения процесса загрузки:

     Функция автоматического запуска файлов доступна не для всех совместимых с ВКС "ВИДЕОСЕЛЕКТОР" браузеров!

     • Google Chrome

     • Яндекс.Браузер

     • Firefox

     • Microsoft Edge

     • Нажмите "Добавить в календарь"

     • В левом нижнем углу вызовите меню управления скачиваемым файлом события

     • Выберите в меню "Всегда открывать файлы этого типа"
       

     • Нажмите "Добавить в календарь"

     • В правом верхнем углу откройте список загрузок, нажав соответствующую иконку

     • Вызовите меню управления скачиваемым файлом события кликнув по нему правой кнопкой мыши

     • Выберите в меню "Открывать ICS автоматически"
       
       

     • Нажмите "Добавить в календарь"

     • В правом верхнем углу вызовите меню управления скачиваемым файлом события кликнув по нему правой кнопкой мыши

     • Выберите в меню "Всегда открывать подобные файлы"
       
       

     • Нажмите "Добавить в календарь"

     • В правом верхнем углу вызовите меню управления скачиваемым файлом события кликнув по нему правой кнопкой мыши

     • Выберите в меню Всегда открывать файлы этого типа"
       
       

   • поделиться ссылкой с потенциальными участниками одним из доступных способов;

   • отправить приглашения ранее добавленным участникам;

   • вернуться на страницу редактирования конференции;

   • перейти в окно конференции;

   • отменить запланированную конференцию;
     

Вернуться к оглавлению

Управление занятостью участников при планировании конференции

1. После добавления участников в конференцию, если они заняты на выбранный период времени в другом мероприятии, то:

   • На страницах шаблона:

     • При разрешении участия в нескольких конференциях одновременно (значение параметра "Участие в нескольких конференциях одновременно"=ДА)

       • Напротив занятого пользователя отобразиться индикатор "Приглашен в другую конференцию"

     • При запрете участия в нескольких конференциях одновременно (значение параметра "Участие в нескольких конференциях одновременно"=НЕТ)

       • Отобразиться предупреждение о занятости участников и невозможности запланировать конференцию на выбранный период;

       • Блокируется кнопка "Создать"\"Сохранить"

       • Напротив занятого пользователя отобразиться индикатор "Приглашен в другую конференцию":
         
         

         

         
         
         

2. Для просмотра периодов занятости приглашенных участников перейдите в календарь занятости одним из доступных способов:

   • Нажмите на иконку "Приглашен в другую конференцию" напротив занятого участника в списке;

   • Нажмите кнопку "Показать календарь занятости участников";

   • Кликните по предупреждению о занятости участников внизу страницы шаблона:

Хотите изменить данные ранее запланированной конференции?

Откройте страницу редактирования ранее запланированной конференции:

1. Перейдите в список Запланированных конференций;
   

2. Используйте фильтры для выделения желательных элементов списка;

3. Нажмите в карточке нужной конференции "Редактировать"